CARJO (Centralna Aplikacja Rejestrów Jednostek Oświatowych) – Tabela żywieniowa
Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu jako centrum usług wspólnych dla Gminy Wrocław prowadzi na jej zlecenie obsługę finansową-księgową ponad 130 wrocławskich placówek edukacyjnych: m.in. przedszkoli i szkół podstawowych. W celu zautomatyzowania procesów w obsłudze tych jednostek CUI opracowało i wdrożyło pod koniec 2018 roku najnowszą wersję autorskiej aplikacji wspierającej ewidencjonowanie i naliczanie opłat za pobyt i żywienie dzieci w jednostkach – CARJO Tabela żywieniowa. Zespół projektowy CUI składał się z biznesowego klienta wewnętrznego reprezentującego jednostki oświatowe, kierownika projektu, programisty, analityka biznesowego, administratorów, testerów, architekta i ekspertów.
Jak to działa?
Każda z obsługiwanych placówek edukacyjnych posiada elektroniczny czytnik kart przypisanych do poszczególnych dzieci. W przedszkolach rodzice za pomocą karty magnetycznej rejestrują każde wejście i wyjście dziecka z placówki. Dokładna rejestracja czasu pobytu dziecka w placówce jest bardzo istotna dla rozliczenia, ponieważ Gmina Wrocław finansuje 5 godzin pobytu dziecka w przedszkolu, jeśli dziecko przebywa w przedszkolu powyżej 5 godzin, rodzic pokrywa koszty dodatkowych godzin oraz wyżywienia dziecka. Dzięki elektronicznej rejestracji pobytu aplikacja CARJO wylicza należności za pobyt i wyżywienie automatycznie, rodzic otrzymuje generowaną przez system wiadomość e-mail ze szczegółowym rozliczeniem, a wpłaty dokonuje za pomocą indywidualnego wirtualnego numeru konta bankowego. Same placówki natomiast otrzymują dzięki aplikacji duże wsparcie – wiele procesów wymagało dotychczas sporego nakładu pracy, automatyzacja procesów bezpośrednio polepsza efektywność administracji, redukuje czas pracy pracowników na obsługę procesów. Ponadto aplikacja umożliwia prowadzenie kartotek dla każdego dziecka i przypisanie rodzica/opiekuna oraz generowanie raportów i wydruków dotyczących opłat w celu prawidłowego księgowania i wykorzystania do innych procesów. Została też uproszczona identyfikacja należności zaległych i ich windykacja.
Korzyści
Korzyści z wdrożenia rozwiązania w obsłudze finansowo-księgowej placówek edukacyjnych to przede wszystkim usprawnienie procesu naliczania opłat za żywienie i pobyt dzieci, prowadzenie kartotek dla dzieci i ich opiekunów, znaczące skrócenie czasu dostępu do informacji, wysyłka e-maili do rodziców z informacją o naliczeniu opłaty, redukcja błędów wpisywania danych poprzez import danych z czytników rejestracji czasu pobytu dziecka, automatyczne wczytywanie i rozksięgowywanie wpłat za wyżywienie i pobyt, co powoduje redukcję czasu pracy pracowników poszczególnych jednostek na obsługę procesów.
Wyzwania
Największym wyzwaniem dla zespołu projektowego CUI był ostatni etap tworzenia aplikacji, czyli automatyzacja procesu pobierania i księgowania wyciągów bankowych z wpłatami od rodziców w systemie CARJO. Dzięki wdrożeniu indywidualnych kont bankowych dla każdego dziecka wykorzystujących format SpeedCollect, wpłaty są automatycznie rozksięgowywane, nawet jeżeli rodzic posiadający kilkoro dzieci w placówce wpłacił należność na konto jednego dziecka - system poprzez opracowanie specjalnego algorytmu zaksięguje wpłatę prawidłowo na poszczególne dzieci danego rodzica. Nowy system automatyzuje rozksięgowania wpłat, pozwala na zarządzanie należnościami i zaległościami, weryfikacja wpłaty następuje szybko i niezależnie od nadawcy i tytułu przelewu, co w dużej mierze ułatwia pracę użytkowników.
Ponieważ okres projektowania aplikacji zbiegł się z implementacją przepisów RODO niezbędne było także uwzględnienie nowych wymagań w zakresie przetwarzania danych osobowych wynikających z tego rozporządzenia.
