CARJO (Centralna Aplikacja Rejestrów Jednostek Oświatowych) – Tabela żywieniowa

f Katarzyna Wienconek c 17 styczeń 2019.

Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu jako centrum usług wspólnych dla Gminy Wrocław prowadzi na jej zlecenie obsługę finansową-księgową ponad 130 wrocławskich placówek edukacyjnych: m.in. przedszkoli i szkół podstawowych. W celu zautomatyzowania procesów w obsłudze tych jednostek CUI opracowało i wdrożyło pod koniec 2018 roku najnowszą wersję autorskiej aplikacji wspierającej ewidencjonowanie i naliczanie opłat za pobyt i żywienie dzieci w jednostkach – CARJO Tabela żywieniowa. Zespół projektowy CUI składał się z biznesowego klienta wewnętrznego reprezentującego jednostki oświatowe, kierownika projektu, programisty, analityka biznesowego, administratorów, testerów, architekta i ekspertów.

Jak to działa?

Każda z obsługiwanych placówek edukacyjnych posiada elektroniczny czytnik kart przypisanych do poszczególnych dzieci. W przedszkolach rodzice za pomocą karty magnetycznej rejestrują każde wejście i wyjście dziecka z placówki. Dokładna rejestracja czasu pobytu dziecka w placówce jest bardzo istotna dla rozliczenia, ponieważ Gmina Wrocław finansuje 5 godzin pobytu dziecka w przedszkolu, jeśli dziecko przebywa w przedszkolu powyżej 5 godzin, rodzic pokrywa koszty dodatkowych godzin oraz wyżywienia dziecka. Dzięki elektronicznej rejestracji pobytu aplikacja CARJO wylicza należności za pobyt i wyżywienie automatycznie, rodzic otrzymuje generowaną przez system wiadomość e-mail ze szczegółowym rozliczeniem, a wpłaty dokonuje za pomocą indywidualnego wirtualnego numeru konta bankowego. Same placówki natomiast otrzymują dzięki aplikacji duże wsparcie – wiele procesów wymagało dotychczas sporego nakładu pracy, automatyzacja procesów bezpośrednio polepsza efektywność administracji, redukuje czas pracy pracowników na obsługę procesów. Ponadto aplikacja umożliwia prowadzenie kartotek dla każdego dziecka i przypisanie rodzica/opiekuna oraz generowanie raportów i wydruków dotyczących opłat w celu prawidłowego księgowania i wykorzystania do innych procesów. Została też uproszczona identyfikacja należności zaległych i ich windykacja.

Carjo

Korzyści

Korzyści z wdrożenia rozwiązania w obsłudze finansowo-księgowej placówek edukacyjnych to przede wszystkim usprawnienie procesu naliczania opłat za żywienie i pobyt dzieci, prowadzenie kartotek dla dzieci i ich opiekunów, znaczące skrócenie czasu dostępu do informacji, wysyłka e-maili do rodziców z informacją o naliczeniu opłaty, redukcja błędów wpisywania danych poprzez import danych z czytników rejestracji czasu pobytu dziecka, automatyczne wczytywanie i rozksięgowywanie wpłat za wyżywienie i pobyt, co powoduje redukcję czasu pracy pracowników poszczególnych jednostek na obsługę procesów.

Wyzwania

Największym wyzwaniem dla zespołu projektowego CUI był ostatni etap tworzenia aplikacji, czyli automatyzacja procesu pobierania i księgowania wyciągów bankowych z wpłatami od rodziców w systemie CARJO. Dzięki wdrożeniu indywidualnych kont bankowych dla każdego dziecka wykorzystujących format SpeedCollect, wpłaty są automatycznie rozksięgowywane, nawet jeżeli rodzic posiadający kilkoro dzieci w placówce wpłacił należność na konto jednego dziecka - system poprzez opracowanie specjalnego algorytmu zaksięguje wpłatę prawidłowo na poszczególne dzieci danego rodzica. Nowy system automatyzuje rozksięgowania wpłat, pozwala na zarządzanie należnościami i zaległościami, weryfikacja wpłaty następuje szybko i niezależnie od nadawcy i tytułu przelewu, co w dużej mierze ułatwia pracę użytkowników.

Ponieważ okres projektowania aplikacji zbiegł się z implementacją przepisów RODO niezbędne było także uwzględnienie nowych wymagań w zakresie przetwarzania danych osobowych wynikających z tego rozporządzenia.

CUI dla Miejskiego Biura Wyborczego – Aplikacja Wyborcza

f Katarzyna Wienconek c 29 listopad 2018.

Na potrzebę ostatnich wyborów samorządowych Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu na zlecenie Miejskiego Biura Wyborczego rozwinęło aplikację wspierającą organizację wyborów w Gminie Wrocław i uzupełniającą w stosunku do systemu Wsparcia Organów Wyborczych (WOW) udostępnionego przez Krajowe Biuro Wyborcze. Aplikacja Wyborcza powstała w oparciu o rozwój aplikacji wdrożonej dla organizacji wyborów do wrocławskich rad osiedli, które odbyły się w zeszłym roku. Wrocław to czwarta co do wielkości gmina w Polsce, 482 894 wyborców i aż 309 obwodów wyborczych, dlatego logistyka wyborów wymagała dodatkowego narzędzia optymalizującego organizację, przeprowadzenie i rozliczenie wyborów samorządowych przez Miejskie Biuro Wyborcze.

Projekt dostosowania aplikacji został zrealizowany przez zespół wewnętrzny CUI złożony z Kierownika Projektu, Analityka, Programistów, Testerów i Administratorów, zastosowano technologię .NET. Prace nad projektem realizowane były przez 4 miesiące w ścisłej współpracy z przedstawicielami Miejskiego Biura Wyborczego z zastosowaniem zwinnej metodyki zarządzania, która pozwoliła m.in. na dostarczanie poszczególnych modułów do używania w trakcie trwania projektu. Efekty prac to nowe lub rozszerzone moduły aplikacji: Skład OKW, Transport, Obsługa OKW, Osoby do kontaktu, Kalendarz oraz Dokumenty do druku, a także integracja z WOW. Nowe funkcjonalności usprawniły proces organizacji wyborów samorządowych w gminie przez Miejskie Biuro Wyborcze - dużo lepsza, zautomatyzowana komunikacja między zaangażowanymi w proces, poprawiły też szybkość reakcji w sytuacjach kryzysowych, zwiększyły bezpieczeństwo i poprawność przebiegu wyborów optymalizując i częściowo automatyzując procesy.

Jednym z ciekawszych nowych rozwiązań jest moduł Transport, który w czasie trwania wyborów pozwolił na wizualizację na planie Wrocławia zapotrzebowania poszczególnych komisji na usługi transportu kart i procesu ich transportu w czasie rzeczywistym, co pozwalało optymalizować organizację tego transportu przez Miejskie Biuro Wyborcze. Co ciekawe, moduł prezentacji zapotrzebowania na usługi został opracowany w taki sposób, aby modyfikacji obszarów na planie poszczególnych OKW można było dokonywać bez zaawansowanych prac programistycznych - moduł będzie mógł bardzo sprawnie i szybko dostosować urzędnik Miejskiego Biura Wyborczego przed każdymi kolejnymi wyborami.

Widok mapy z obwodami wyborczymi. Kolory: biały - w trakcie liczenia głosów, czerwony - gotowi do odbioru kart, żółty - w trakcie transportu, zielony - karty dostarczone.

Grafika 1 - Widok mapy z obwodami wyborczymi. Kolory: biały - w trakcie liczenia głosów, czerwony - gotowi do odbioru kart, żółty - w trakcie transportu, zielony - karty dostarczone.

Widok mapy obwodów po dostarczeniu wszystkich kart i protokołów z głosowania.

Grafika 2 - Widok mapy obwodów po dostarczeniu wszystkich kart i protokołów z głosowania.

Największym usprawnieniem dla Miejskiego Biura Wyborczego i wszystkich osób bezpośrednio zaangażowanych w administracyjne przygotowanie i przeprowadzenie wyborów była możliwość generowania kilkudziesięciu rodzajów dokumentów związanych z procedurami wyborczymi, które dotychczas przygotowywane były w dużej mierze ręcznie. Aplikacja czerpiąc z wprowadzonych wcześniej danych, pozwalała generować „gotowe”: protokoły przekazania materiałów, upoważnienia, umowy, zaświadczenia, listy obecności, komunikaty, identyfikatory, a nawet dokumenty księgowe (np. PITy) dla osób zatrudnionych przy organizacji wyborów np. składu OKW - a to w przypadku Wrocławia aż 3419 osób. Dokumenty te, co istotne, mogły być korygowane samodzielnie przez użytkownika z wykorzystaniem szablonów edytora tekstów.

Wdrożona aplikacja będzie rozwijana i wykorzystywana przy kolejnych wyborach, w tym tych najbliższych do Parlamentu Europejskiego. To kolejny krok w cyfryzacji procesów prowadzonych przez Gminę Wrocław, a sam Wrocław staje się coraz bardziej smart.

Ważny komunikat ws. 8 i 24 grudnia

f Katarzyna Wienconek c 26 listopad 2018.

Informujemy, że Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu 24 grudnia 2018 roku (wigilia) będzie nieczynne. Odpracowanie tego dnia nastąpi w sobotę 8 grudnia 2018 roku.

CUI Liderem Informatyki 2018

f Katarzyna Wienconek c 25 wrzesień 2018.

Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu zajęło 1 miejsce w konkursie Lider Informatyki 2018 w kategorii Administracja organizowanym już kolejny raz przez Computerworld Polska. 24 września 201 roku w The Heart Warsaw w Warszawie odbyło się spotkanie finałowe z uroczystym rozdaniem nagród.

Dn7m8WcWsAEz64p.jpg large

Centrum Usług Informatycznych na spotkaniu reprezentował dyrektor Dariusz Jędryczek, który w prezentacji "IT dla mieszkańca" przybliżył zebranym priorytety i najważniejsze projekty Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu, w tym Wrocław Koduje 2.0, Elektroniczny Obieg Faktur i Open Data Wrocław.

Recertyfikacja ISO 20000

f Katarzyna Wienconek c 24 wrzesień 2018.

W ubiegłym tygodniu po raz kolejny otrzymaliśmy rekomendację przedłużającą certyfikację w zakresie normy ISO/IEC 2000-1:2011. Co to oznacza i na co się przedkłada taki certyfikat?

ISO 20000/IEC to międzynarodowy certyfikat potwierdzający świadczenie usług informatycznych na najwyższym poziomie. Centrum Usług Informatycznych zdobyło go jako pierwsza instytucja publiczna w Polsce.

Czym jest ISO 20000?

Norma ISO/IEC 20000 jest pierwszym międzynarodowym standardem wspomagającym zarządzanie serwisami IT. Została ona utworzona przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną w 2005 roku i do dziś jest jedyną oficjalną normą w zakresie zarządzania usługami informatycznymi. Składa się ze zintegrowanego pakietu zarządzania procesami informatycznymi - te z kolei opierają się na zasadach tzw. dobrych praktyk informatycznych - w skrócie ITIL (ang. Information Technology Infrastructure Library).

Z jakich elementów składa się ten pakiet?

W normie tej zdefiniowane zostały najważniejsze procesy IT, dotyczące między innymi:

zarządzania i raportowania poziomu usług
zarządzania dostępnością, pojemnością oraz ciągłością działania
zarządzania bezpieczeństwem informacji
budżetowania i rozliczania kosztów IT
zarządzania konfiguracją i zmianą
zarządzania relacjami z klientami i dostawcami

Normy te składają się zarówno z wymagań stawianych osobom zarządzającym IT, jak i „dobrych praktyk”, w których przedstawiane są wytyczne dla audytorów i dostawców usług.

W jaki sposób przyznawany jest firmie ten certyfikat?

Najważniejszym krokiem na drodze do przyznania certyfikacji jest przeprowadzenie wnikliwych audytów w firmie. Pierwszy, wewnętrzny, określa, na ile wytyczne ISO zgodne są z podejmowanymi przez firmę działaniami i które z elementów powinny zostać ulepszone. Kolejny, zewnętrzny audyt certyfikujący, przeprowadzają niezależne jednostki. Niespełnienie któregokolwiek ze stawianych przez normę wymagań może skutkować nieotrzymaniem przez firmę certyfikacji.

Czy certyfikat ten ważny jest na czas nieokreślony?

Nie, założeniem ISO 20000 jest ciągłe doskonalenie się firmy oraz utrzymywanie najwyższych standardów pracy. Dlatego też audyty te mają miejsce rokrocznie, a firmy są stale monitorowane.

Jakie są korzyści płynące z otrzymania tej certyfikacji?

Oprócz względów prestiżowych i polepszenia wizerunku firmy istotna jest też poprawa wydajności oraz niezawodności świadczonych przez nią usług. Wśród innych korzyści wymienić warto efektywniejsze zarządzanie zarówno usługami zewnętrznymi, jak i wewnętrznymi, a także znaczącą redukcję kosztów (np. ilości audytów). Przede wszystkim jednak certyfikat ISO 20000 jest dla klienta gwarantem wysokiej jakości usług.