Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu na zlecenie Biura ds. Bezpieczeństwa Informacji stworzyło dla Urzędu Miejskiego Wrocławia autorską i autonomiczną aplikację wspierającą wypełnienie nowych obowiązków administratorów danych wynikających z wprowadzenia unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) to nowe unijne prawo, które w zupełnie inny, niż dotychczas, sposób definiuje zasady przetwarzania, wykorzystywania i przechowywania danych osobowych w firmach i urzędach.
W ramach przygotowań do wprowadzenia RODO Urząd Miejski Wrocławia już w 2017 roku zaplanował szereg działań przygotowawczych, w tym wdrożenie aplikacji wspierającej dostosowanie do wymogów RODO. Dokładna analiza zrealizowana przez CUI wykazała, że na rynku nie ma gotowej aplikacji potrzebnej do sprawnego wdrożenia i monitorowania stosowania RODO. W związku z tym Centrum Usług Informatycznych opracowało w ścisłej współpracy z Biurem ds. Bezpieczeństwa Informacji własną, autorską aplikację, która została zaprojektowana w taki sposób, że może być używana przez dowolną jednostkę miasta. W standardzie projektowania i tworzenia aplikacji przez CUI jest tzw. wielojednostkowość, którą można skrótowo opisać jako 'jedna aplikacja - wiele podmiotów - oddzielenie danych poszczególnych podmiotów od siebie - jedna płaszczyzna techniczna'.
Obecnie aplikacja jest wykorzystywana przez: Urząd Miejski Wrocławia, Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu, Miejskie Centrum Usług Socjalnych oraz Zarząd Geodezji, Kartografii i Katastru Miejskiego, a zainteresowanie jej stosowaniem zgłosił Zarząd Zasobu Komunalnego.
Wdrożenie aplikacji pozwoliło wypełnić obowiązek ustawowy w zakresie zarządzania zasobami i procesami, które dotyczą danych osobowych. Aplikacja umożliwia prowadzenie rejestrów elektronicznych zasobów i czynności, usprawnia sprawowanie kontroli nad danymi i ich weryfikację, zwiększa szybkość reakcji w przypadku wystąpienia incydentu związanego z bezpieczeństwem informacji, podnosi szczelność i bezpieczeństwo danych osobowych poszczególnych administratorów danych osobowych, którzy wykorzystują aplikację.
