Elektroniczny Obieg Faktur - ruszył pilotaż w Urzędzie Miejskim Wrocławia

f Izabela Pieniążczak c 21 lipiec 2017.

W wybranych komórkach Urzędu Miejskiego trwa aktualnie pilotażowe wdrażanie systemu Elektronicznego Obiegu Faktur.

To zadanie publiczne, które zostało wykonane dla Urzędu Miejskiego Wrocławia, zgodnie z zamówieniem Skarbnika Miasta Wrocławia.

Stolica Dolnego Śląska jako jedno z pierwszych miast w Polsce postanowiło wdrożyć tak innowacyjny system obiegu dokumentów księgowych.

W postępowaniu przetargowym wyłoniono Wykonawcę, który z początkiem grudnia 2016 r. we współpracy z Wydziałem Księgowości i Wydziałem Finansowym Urzędu Miejskiego oraz przy udziale Centrum Usług Informatycznych rozpoczął pracę nad projektem.

Odpowiednio wdrożony system EOF pozwoli na właściwą rejestrację i procesowanie każdego typu faktur zakupowych oraz dokumentów posiadających znamiona faktury, wraz z odpowiednimi korektami wartościowymi i ilościowymi. Stworzy jednocześnie możliwość zestandaryzowania procesu obiegu w/w dokumentów, z podziałem na poszczególne podprocesy.

Wprowadzenie EOF przynosi wymierne korzyści w postaci m.in:

redukcji ilości czasupoświęcanego na obsługę faktur zakupowych 'per capita' pracownika
redukcji ryzyka błędów w przetwarzaniu dokumentów

usprawnienia rejestracji dokumentów oraz ich logistyki wewnątrz Urzędu
znacznie szybszej lokalizacji dokumentu
stałego monitoringu terminowości
udostępnienia dokumentu wielu pracownikom i umożliwienia jednoczesnej pracy nad nim kilku osobom
gwarancji pełnej kontroli nad wszystkimi rozpoczętymi i będącymi w toku zdarzeniami

Jedno jest pewne - Elektroniczny Obieg Faktur to kolejny poważny krok w kierunku digitalizacji funkcjonowania wrocławskich jednostek. Jesteśmy przekonani, że pilotaż zakończy się sukcesem, a po ostatecznym uruchomieniu systemu we wszystkich wydziałach proces finalizacji „papierowego obiegu faktur oraz dokumentów posiadających znamiona faktury” zostanie przeprowadzony sprawnie i efektywnie.

System Gospodarowania Nieruchomościami w Gminie Wrocław

f Izabela Pieniążczak c 19 lipiec 2017.

Nr umowy o dofinansowanie:
RPDS 02.01.02-02-0020/16- 00 z dnia 25.05.2017 r.

Źródło finansowania:
Oś priorytetowa nr 2 „Technologie informacyjno – komunikacyjne”
Działanie nr 2.1 „E-usługi publiczne”
Poddziałanie nr 2.1.2 „E-usługi publiczne – ZIT Wrocławskiego Obszaru Funkcjonalnego”
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020

Opis projektu:

Celem ogólnym projektu jest rozbudowa i cyfryzacja usług publicznych Gminy Wrocław
w obszarze gospodarowania nieruchomościami. Idea projektu polega na tworzeniu warunków do podniesienia jakości usług realizowanych dotychczas w formie tradycyjnej (papierowej) do świadczenia usług elektronicznych przez Urząd Miejski Wrocławia
i pozostałe jednostki Gminy na rzecz podmiotów korzystających z zasobów nieruchomości, mających na celu zwiększenie zakresu spraw, które obywatele i przedsiębiorcy będą mogli załatwić drogą elektroniczną..

Realizacja projektu przyczyni się do poprawy zarządzania zasobami cyfrowymi zarówno przestrzennymi jak i opisowymi, poprzez ich integrację w jednym repetytorium bazy danych oraz zapewnienie stałego dostępu (online), co przyczyni się do zwiększenia poziomu dostępności do aktualnych informacji i wykorzystania usług publicznych w regionie.

Środki finansowe, wysokość dofinansowania, zgodnie z umową o dofinansowanie

Wkład własny : 232 438,28 PLN
Kwota dofinansowania: 862 483,72 PLN
Całkowita wartość projektu 1 094 922,00 PLN

Projekt realizowany jest przez Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu przy współudziale Urzędu Miejskiego Wrocławia.

Informacje na temat możliwości ubiegania się o dofinansowanie ze środków funduszy strukturalnych Unii Europejskiej można znaleźć na stronach internetowych:

stopaUE

System wspierający windykacje w Gminie Wrocław

f Seweryn c 06 lipiec 2017.

Nr umowy o dofinansowanie:
RPDS.02.01.02-02-0016/16-00 z dnia 07.06.2017 r.

Źródło finansowania:
Oś priorytetowa nr 2 „Technologie informacyjno – komunikacyjne”
Działanie nr 2.1. „E-usługi publiczne”
Poddziałanie nr 2.1.2. „E-usługi publiczne – ZIT Wrocławskiego Obszaru Funkcjonalnego”
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020

Przedmiot projektu:
Projekt jest zadaniem w programie inwestycyjnym Gminy Wrocław Nowe Finanse. Program oraz projekt służy wdrożeniu nowych aplikacji unowocześniających komunikowanie się wewnętrzne jednostek miasta pomiędzy sobą (A2A) oraz z klientami zewnętrznymi (A2C, A2B).

Idea projektu polega na poprawie stopnia cyfryzacji administracji publicznej oraz wsparciu procesów biznesowych Urzędu Miejskiego Wrocławia w zakresie odzyskiwania należności cywilnoprawnych poprzez stworzenie warunków do świadczenie usług elektronicznych mających na celu zwiększenie zakresu spraw, które obywatele i przedsiębiorcy będą mogli załatwić w Urzędzie drogą elektroniczną. Głównym założeniem Systemu jest wsparcie procesów biznesowych Urzędu Miejskiego Wrocławia w zakresie odzyskiwania należności cywilnoprawnych.

Projekt przewiduje utworzenie i rozwój elektronicznej usługi wewnątrzadministracyjnych (A2A), umożliwiającej automatyzację procesu złożenia pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym, odpowiednie jego opłacenie, uzupełnienie ew. braków na wezwanie sądu, przyjęcie do systemu wydanego przez sąd elektronicznego tytułu wykonawczego oraz skierowanie go do egzekucji sądowej, również drogą elektroniczną.

W efekcie realizacji projektu zostanie utworzona e-usługa A2A umożliwiająca powiązanie z udostępnieniem e-usług publicznych typu A2B, A2C: udostępnianie informacji o przebiegu windykacji oraz objętych nią zobowiązań oraz wymiany korespondencji z komornikami sądowymi w formie elektronicznej. Efekty projektu upowszechnią dostęp do nowych e-usług oraz ułatwiają komunikację elektroniczną Urzędu Miejskiego Wrocławia z podmiotami zewnętrznymi administracji (osobami fizycznymi oraz przedsiębiorcami będącymi klientami Urzędu).

Środki finansowe, wysokość dofinansowania, zgodnie z umową o dofinansowanie

Wkład własny: 203 708,16 PLN
Kwota dofinansowania: 774 473,84 PLN
Całkowita wartość projektu: 978 182,00 PLN

Projekt realizowany jest przez Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu, przy współudziale Urzędu Miejskiego Wrocławia.

Informacje na temat możliwości ubiegania się o dofinansowanie ze środków funduszy strukturalnych Unii Europejskiej można znaleźć na stronach internetowych:

stopaUE

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją w Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu!

f Seweryn c 05 lipiec 2017.

4 lipca 2017 r. rozpoczął się nowy etap we wrocławskim CUI – z sukcesem wdrożyliśmy system EZD.

Za nami miesiące pełne przygotowań i pracy na rzecz zaimplementowania elektronicznego obiegu dokumentacji. Nasi pracownicy przeszli szereg szkoleń umożliwiających im e – administrowanie dokumentów. Centrum Usług Informatycznych jako jeden z pierwszych wrocławskich podmiotów, postanowiło wprowadzić nowoczesne standardy w swojej jednostce, które mają na celu usprawnienie wrocławskiej administracji, gwarantując tym samym jej przejrzystość i efektywność.

Najważniejsze z korzyści płynących z zastosowania EZD to:

Znaczące skrócenie kosztów oraz czasu pracy danego urzędu,
Szybsze i sprawniejsze zarządzanie dokumentacją,
Proekologiczność – na potrzeby elektronicznego obiegu dokumentacji nie trzeba przecież ścinać ani jednego drzewa!

Jesteśmy dumni, że Centrum Usług Informatycznych oficjalnie stało się pionierem wrocławskiej e - administracji. Mamy nadzieję, że nasz przykład i doświadczenie przełoży się na zastosowanie nowoczesnych rozwiązań także w pozostałych jednostkach naszego miasta. EZD to niepodważalna szansa na zmianę kultury organizacyjnej i uporządkowanie procedur, poprawiających funkcjonowanie urzędów.

EZD

Mamy to!, czyli o europejskich funduszach dla naszego Centrum

f Paweł c 28 czerwiec 2017.

Ostatnie tygodnie w naszej jednostce upłynęły pod znakiem umów o dofinansowanie, jakie podpisaliśmy z Zarządem Województwa Dolnośląskiego (marszałkiem) pełniącym rolę Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym 2014-2020 (RPO WD 2014-2020). W ramach RPO WD 2014-2020 realizowana jest formuła ZIT – Zintegrowane Inwestycje Terytorialne. Jest to nowe narzędzie służące realizacji strategii terytorialnych, przy pomocy którego będą realizowane działania służące zrównoważonemu rozwojowi obszaru wrocławskiego obejmującego: Gminę Wrocław, Gminę Jelcz-Laskowice, Miasto i Gminę Kąty Wrocławskie, Gminę Siechnice, Gminę Trzebnica, Miasto i Gminę Sobótka, Miasto Oleśnicę, Gminę Długołęka, Gminę Czernica, Gminę Kobierzyce, Gminę Miękinia, Gminę Oleśnica, Gminę Wisznia Mała, Gminę Żórawina, Gminę Oborniki Śląskie.

Dzięki utworzeniu RPO WD 2014-2020 i pozyskaniu środków europejskich dla formuły ZIT udało nam się uzyskać dofinansowanie ważnych, nie tyle dla Centrum, ile dla mieszkańców, projektów których efektem będzie rozszerzenie wachlarza dostępnych e-usług. E-usługi oznaczają zaś wygodne i szybkie załatwianie różnych spraw publicznych oraz łatwy i tani dostęp do różnych informacji.

Centrum realizować będzie łącznie 7 projektów. Zajrzyjcie do przygotowanej przez nas tabeli, która pomoże Wam dowiedzieć się, w ramach jakich funduszy i na jakie cele uzyskaliśmy dofinansowanie dla 4 z nich,

Nazwa projektu	Numer umowy o dofinansowanie	Źródło finansowania	Opis projektu	Środki finansowe oraz wysokość dofinansowania, zgodnie z umową o dofinansowanie
Open Data Wrocław	RPDS.02.01.02-02-0014/16-00 z dnia 16.03.2017 r.	Oś priorytetowa: nr 2 „Technologie informacyjno – komunikacyjne” Działanie: nr 2.1. „E-usługi publiczne” Poddziałanie: nr 2.1.2. „E-usługi publiczne – ZIT Wrocławskiego Obszaru Funkcjonalnego” Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020	Przedmiotem projektu jest budowa portalu, który zapewni zidentyfikowanym grupom docelowym powszechny i nieograniczony dostęp do wybranych danych w postaci cyfrowej, będących w posiadaniu Urzędu Miejskiego Wrocławia i innych jednostek miejskich. Dzięki zbudowaniu portalu wszyscy zainteresowani będą mogli pozyskiwać „surowe” dane w formatach czytelnych zarówno dla ludzi jak i systemów informatycznych. Dane te będą mogły być wykorzystane w dowolny sposób i, jak wynika z praktyki, przynosić różnorodne korzyści różnym grupom odbiorców – mieszkańcom, inwestorom, naukowcom, itd.	Wkład własny: 179 920,50 PLN Kwota dofinansowania: 904 918,50 PLN Całkowita wartość projektu: 1 084 839,00 PLN
Wrocławska Platforma Informacyjno- Płatnicza	RPDS 02.01.02-02-0017/16-00 z dnia 17.03.2017 r.	Oś priorytetowa: nr 2 „Technologie informacyjno – komunikacyjne” Działanie: nr 2.1. „E-usługi publiczne” Poddziałanie: nr 2.1.2. „E-usługi publiczne – ZIT Wrocławskiego Obszaru Funkcjonalnego” Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020	Przedmiotem projektu jest rozbudowa i cyfryzacja usług publicznych Gminy Wrocław w obszarze gospodarki finansowej. Idea projektu polega na tworzeniu warunków do świadczenia usług elektronicznych przez Urząd Miejski Wrocławia na rzecz mieszkańców Wrocławia, mających na celu zwiększenie zakresu spraw, które obywatele będą mogli załatwić drogą elektroniczną. Powstanie system wspierający procesy biznesowe Urzędu Miejskiego Wrocławia w zakresie zautomatyzowania procesu przekazywania informacji oraz realizowania procesów wydawania decyzji w zakresie podatków i opłat lokalnych. W efekcie realizacji projektu zostanie wdrożony system pozwalający na implementację grup elektronicznego dostępu do usług związanych z realizacją procesów regulowania zobowiązań wynikających z wybranych podatków, opłat czy mandatów – powstaną e-usługi publiczne A2B, A2C na poziomie dojrzałości min. 4.	Wkład własny: 163 006,97 PLN Kwota dofinansowania: 619 372,03 PLN Całkowita wartość projektu: 782 379,00 PLN
System wspierający NGO we Wrocławiu	RPDS 02.01.02-02-0013/16- 00 z dnia 07.04.2017 r.	Oś priorytetowa: nr 2 „Technologie informacyjno – komunikacyjne” Działanie: nr 2.1. „E-usługi publiczne” Poddziałanie: nr 2.1.2. „E-usługi publiczne – ZIT Wrocławskiego Obszaru Funkcjonalnego” Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020	Celem projektu są rozbudowa i cyfryzacja usług publicznych Gminy Wrocław w obszarze realizacji zadań publicznych z pomocą NGO. Założeniem Systemu jest wsparcie obsługi procesów wykonywanych przez NGO,a związanych z wnioskowaniem o zlecenia zadań publicznych, przygotowaniem ofert, wnioskowaniem o aneksy, przygotowaniem sprawozdań, rozliczeniem zadań przez wydziały merytoryczne. W efekcie realizacji projektu powstanie: usługa wewnątrzadminstracyjna (A2A), w zakresie realizacji wewnętrznych procesów związanych z wykonywaniem zadań publicznych przez NGO, która posłuży do wdrożenia usług A2B o stopniu dojrzałości 3: dwustronna interakcja. W ramach projektu jest tworzony i integrowany z istniejącymi aplikacjami System wspierający z jednej strony NGO we Wrocławiu w obszarze realizacji zadań publicznych z drugiej strony wspierający Urząd Miejski Wrocławia oraz jednostki Gminy w obszarze obsługi udzielania i rozliczania wsparcia dla NGO.	Wkład własny: 176 101,00PLN Kwota dofinansowania: 881 739,00 PLN Całkowita wartość projektu: 1 057 840,00 PLN
Wrocławska Mobilna Karta Miejska	RPDS 02.01.02-02-0011/16- 00 z dnia 05.04.2017 r.	Oś priorytetowa: 2. „Technologie informacyjno – komunikacyjne” Działanie: 2.1. „E-usługi publiczne” Poddziałanie:2.1.2. „E-usługi publiczne – ZIT Wrocławskiego Obszaru Funkcjonalnego” Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020	Celem projektu jest ułatwienie i poszerzenie dostępu do usług miejskich mieszkańcom Wrocławia oraz osobom odwiedzającym nasze miasto poprzez rozbudowę i cyfryzację usług publicznych Gminy Wrocław. Głównym założeniem stworzenia Systemu jest wsparcie procesów biznesowych w zakresie przeniesienia do systemu informatycznego zapewniającego pełną mobilność – czyli aplikacji na urządzenia mobilne - dostępu do usług miejskich – oferowanych przez Gminę Wrocław, w tym miejskie jednostki organizacyjne. Projekt zakłada powstanie 7 e-usług skierowanych do mieszkańców, odwiedzających miasto, jednostek miejskich oraz ich pracowników: nabywanie pakietów/usług z poziomu portalu internetowego, nabywanie pakietów/usług za pomocą aplikacji mobilnej, integracja z systemami dziedzinowymi, proces automatycznej wymiany danych poprzez API, wysyłanie powiadomień o zbliżającym się końcu ważności biletu komunikacji publicznej, wnioskowanie o wydanie karty miejskiej, dodawanie aktywności na portalach społecznościowych.	Wkład własny: 300 275,47 PLN Kwota dofinansowania: 1 037 024,53 PLN Całkowita wartość projektu: 1 337 300,00 PLN

Projekt realizowany jest przez Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu, przy współudziale Urzędu Miejskiego Wrocławia.

O pozostałych 3 projektach napiszemy wkrótce...

Chcesz wiedzieć więcej?

Informacje na temat możliwości ubiegania się o dofinansowanie ze środków funduszy strukturalnych Unii Europejskiej możesz znaleźć na stronach internetowych:

http://rpo.dolnyslask.pl

http://www.mapadotacji.gov.pl

http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl